Prochaine version de maintenance de Contact Manager

Une version de maintenance de Contact Manager sera disponible début Février. Elle mettra l'accent sur des corrections et des évolutions de la partie Facturation.

Par exemple, depuis la Fiche d'un Contact, la liste des Facturations liée à ce contact sera visible dans un tableau.

Migration de l'environnement Contact Manager vers un autre poste

Pour transférer, ou migrer, votre licence et votre environnement d’un ordinateur Windows à un autre, il vous suffit de :

• désinstaller le logiciel de votre ancien poste. 
• copier le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ de votre ancien poste, dans le répertoire \Mes documents\ de votre nouveau poste.
• ensuite installer le logiciel sur votre nouveau poste.

 Vous retrouverez l’utilisation du logiciel sans avoir à saisir de nouveau votre licence. Si vous souhaitez ressaisir la licence ou que vous rencontrez un souci de prise en compte de votre licence, procédez ainsi :

• assurez-vous que la logiciel est bien arrêté ainsi que le programme Contact Tray (voir en base à droite la liste des icônes Windows affichées ou masquées).
• depuis le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ supprimez le fichier ContactM.lic
• lancez l'exécution du programme. Une invitation pour ouvrir la fenêtre de demande saisie de votre licence doit apparaitre.
• Entrez les 3 champs de votre licence ou ouvrez le fichier Licence.txt pour compléter automatiquement les champs, afin d'éviter les erreurs de saisie, puis validez.

Changer des Labels dans l'interface de Contact Manager

Cette vidéo est la suite sur celle de l'initialisation d'une base de messages personnalisée. Ici, il s'agit de modifier la base de messages une fois associée au programme Contact Manager.

La vidéo est disponible sur YouTube, mais surtout à partir de la page principale des programmes Message Editor et Contact Manager.

Initialiser la modification d'une base de messages pour Contact Manager

La modification des labels dans les interfaces des logiciels BLQ-software peut-être réalisée avec le logiciel gratuit Message Editor disponible en téléchargement. Une vidéo est mise à disposition sur la page Web du programme Message Editor.

Voici un aperçu de la vidéo, via un lien sur YouTube, dont la qualité est moindre que celle disponible sur le site. La vidéo présente la méthode pour débuter une personnalisation des messages du logiciel Contact Manager.

La vidéo équivalente sur Dailymotion

Initialisation et découverte du logiciel Message... par blqsoftware

Le mode opératoire principal est :

1. d'installer le programme cible des modifications de labels, tel que Contact Manager ou Residence Manager.
2. Ensuite, il suffit de télécharger l'exécutable uniquement (moins de 1Mo) de Messages Editor et non d'installer le logiciel.

Migrer l'édition Freeware de Contact Manager vers l'édition Shareware

Avant tout, il ne faut pas installer les deux éditions sur le même poste de travail. Il est donc préférable de bien désinstaller l'édition Freeware avant toute installation de la version Shareware.

Première solution :

1. Noter ou se trouve votre carnet d'adresses, a priori dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager freeware\ ou \Mes Documents\Cont@ct Manager freeware\Démo\ si vous avez utilisé le fichier de démonstration comme source directe de vos ajouts de contacts. Pour connaitre l'emplacement exacte de votre base de contacts, depuis le menu Fenêtre choisissez l'item Information. Une fenêtre vous donnera le chemin complet et la taille de votre carnet de contacts.
2. Quitter le logiciel.
3. Désinstaller l'édition Freeware, via le Panneau de configuration ou via le Groupe de programmes. Si nécessaire, reportez-vous au manuel disponible au format PDF.
4. Renommer le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager freeware\ en \Mes Documents\Cont@ct Manager\
5. Installer la dernière version de l'édition Shareware disponible depuis le site Web.
6. Lancer l'exécution du logiciel et entrer, éventuellement, les codes d'identification.
7. Si le fichier ouvert par défaut n'est pas la base de contacts, il faut fermer la base (menu Fichier puis Fermer), mais ne pas quitter le logiciel.
8. Ouvrir la base souhaitée via le menu Fichier puis l'item Ouvrir. Une fenêtre permet de parcourir l'arborescence du disque pour choisir le bon fichier correspondant au carnet d'adresses, dont le nom et l'emplacement ont été notés à la première étape.

Seconde solution :

1. Préparer une clef USB sans données, mais formatée pour y accéder !
2. Depuis le menu principal Fichier sélectionner l'item "Copie de sauvegarde dans..."
3. Une fenêtre apparait pour sélectionner un répertoire de destination. Choisir la clef USB à partir de la liste déroulante désignant les Lecteurs (disque dur, CD/DVD, clef USB, etc.).
4. Quitter le logiciel Cont@ct Manager Freeware
5. Désinstaller l'édition Freeware, via le Panneau de configuration ou via le Groupe de programmes. Si nécessaire, reportez-vous au manuel disponible au format PDF.
6. Installer la dernière version de l'édition Shareware disponible depuis le site Web.
7. Avant de lancer l'exécution de l'édition Shareware, il faut copier les fichiers présent à la racine de la clef USB directement dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ qui a été créé par la procédure d'installation.
8. Lancer l'exécution du logiciel et entrer, éventuellement, les codes d'identification.
9. Si le fichier ouvert par défaut n'est pas la base de contacts, il faut fermer la base (menu Fichier puis Fermer), mais ne pas quitter le logiciel.
10. Ouvrir la base souhaitée via le menu Fichier puis l'item Ouvrir. Une fenêtre apparait en affichant le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ ,afin de sélectionner le bon fichier correspondant au carnet d'adresses, dont le nom correspond au nom des fichiers copiés depuis la clef USB.
11. Si l'opération est un succès, le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager Freeware\pourra par la suite est mis à la Corbeille.

Transfert de carnet d'adresses entre ordinateurs avec Contact Manager

Contact Manager enregistre les données dans un fichier. Il est donc possible de copier ce fichier vers un autre ordinateur, afin de l'utiliser pour consulter et travailler sur les adresses de ce fichier.

Tout d'abord et quelle que soit le niveau d'édition, il n'y a pas de limitation sur la création de carnets (fichier). Plusieurs carnets peuvent donc être créés sur un même ordinateur : un fichier par carnet.

Pour l'opération de transfert, il y a en faite deux fichiers à copier. Le premier avec l'extension fichier .CTM, contient l'ensemble des données sur les contacts. Le second avec l'extension .IDX, contient un index. Ce dernier est moins important pour le transfert, mais s'il n'est pas présent à l'ouverture du premier fichier, le fichier d'index est régénéré par le logiciel, donc autant le transférer.

Première préoccupation : connaitre l'emplacement et le nom du fichier à transférer.

Par défaut, les fichiers des carnets d'adresses sont créés dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\. Mais le plus simple pour s'en assurer est de consulter la fenêtre d'information accessible depuis le menu "Fenêtre" puis l'item "Information..." de l'interface principale de Contact Manager.

En plus du chemin complet et du nom des fichiers .CTM et .IDX, la fenêtre d'information affiche la taille des fichiers sur le disque dur, le nombre de contact, de catégorie et le % d'occupation du fichier.
Le fichier Code Postal correspond à l'enregistrement des codes postaux connus. Il permet de faciliter la saisie d'une adresse. Ce fichier peut aussi être copié.

Après avoir quitté le logiciel Contact Manager, il suffit de parcourir le disque dur pour se positionner dans le répertoire indiqué et de copier les fichiers sur une clef USB (par exemple), pour ensuite copier ces mêmes fichiers sur le nouvel environnement Windows, de préférence dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\. Attention à ne pas écraser un carnet avec le même nom de fichier.

Cette méthode de connaitre le nom des fichiers, de parcourir le disque dur et d'effectuer une copie vers une clef USB, peut sembler complexe.

Il existe une autre méthode plus directe. Depuis le menu "Fichier", il suffit de sélectionner l'item "Copie de sauvegarde dans...". Une fenêtre de dialogue vous propose de désigner un répertoire (dossier Windows) ou sera réalisé une copie du carnet d'adresses. La validation d'une clef USB permet d'obtenir une copie des fichiers .CTM et .IDX directement dans le répertoire désigné.

Importation d'adresses dans Contact Manager depuis Thunderbird

A l'exception du bogue lié à l'importation sans définition de Catégorie, des tests ont été réalisés avec succès à partir d'un fichier CSV et TSV créé par Thunderbird v3.1.4.

A la première étape de l'assistant d'importation de Contact Manager, il faut sélectionner le bon choix de format. Si le fichier est de type CSV, le séparateur à positionner est une virgule et non un point virgule. Autre remarque, Thunderbird ajoute, en première ligne, un entête correspondant aux champs de données. Il faut donc cliquer sur l'option "La première ligne du fichier est un entête" dans la zone "Options de lecture du fichier".

La seconde étape permet de vérifier immédiatement la bonne lecture du fichier Thunderbird, avec les entêtes de chaque colonne d'information.

La troisième étape consiste à lier les champs Thunderbird aux champs Contact Manager. Pour faciliter l'importation, un fichier de liaison (liste des colonnes) sera ajouté dans le pack d'installation de la prochaine mise à jour. Vous pouvez aussi demander le fichier par email.

Erreur importation CSV dans TSV dans Contact Manager

Contact Manager en édition Shareware ou Freeware propose principalement d'importer des adresses à partir de deux formats pivots nommés TSV (tabulation) et CSV (virgule ou point virgule).

Une erreur a été détectée. Elle est liée à la manière dont les champs à importer sont associés au champs de Contact Manager. Cette erreur se traduit par l'impossibilité de poursuivre vers la dernière étape, après l'étape 3 de l'assistant d'importation.

Pour remédier à ce problème, il faut absolument associer un champ d'importation au champ Catégorie avec, par exemple, un champ non utilisé ou non utilisable. L'autre méthode concerne à créer ce champ Catégorie dans le fichier CSV ou TSV.

La dernière étape de l'assistant d'importation permet ensuite de renommer toute la colonne Catégorie avec un texte de son choix correspondant à la catégorie de destination.

Ce souci sera résolu dans une version de maintenance, car il doit être possible d'importer des adresses sans définir de catégorie précise.

Antivirus Kaspersky

Au lancement d'un des logiciels BLQ-software, sur un poste ou est installé Kaspersky, le message d'alerte de type "PDM.DNS Query" peut apparaitre et inquiéter l'utilisateur.

Cette alerte correspond à la vérification automatique d'une nouvelle version logicielle, faite par le logiciel BLQ-software concerné. En effet, un accès Web est effectué dans la phase de lancement, afin d'informer l'utilisateur de la disponibilité d'une nouvelle version.

Pour ne plus être inquiété par cette alerte de l'antivirus, il suffit de décocher l'option de vérification automatique. Pour cela, afficher la fenêtre de Préférences ou d'Options depuis le logiciel BLQ-software.

Le message de Kaspersky peut éventuellement prendre une autre forme avec d'autres logiciels antivirus. Parfois, il s'agit juste de l'affichage d'une requête permettant d'autoriser ou non le logiciel BLQ-software à accéder à internet.

En cas de doute, faites le test de décocher l'Option de vérification d'une mise à jour et n'hésitez pas à me tenir informer pour toute interrogation.

Gestion de mots de passe

Un nouvel outil est désormais disponible dans les solutions logicielles IT Partner (toutes éditions) et Cont@ct Manager (édition Entreprise uniquement).

Il s'agit d'une gestion centralisée de mots de passe (Multi-PassWord). C'est-à-dire, la possibilité de créer un fichier protégé et crypté permettant de classifier et conserver des mots de passe en relation ou non avec un site Internet.

Import d'adresses à partir de données CSV de ZoloPages

ZoloPages est un outil de capture d'adresses à partir de sites Web tel que les www.PagesJaunes.fr. Ce Freeware propose d'exporter le résultat de sa capture dans un fichier au format dit "Excel CSV Table". Ce fichier peut être importé dans Contact Manager (Shareware et Freeware) à partir de l'assistant d'importation.

Voici la procédure :

1- Ouvrez l'assistant d'importation de Contact Manager, via le menu "Fichier", puis l'item "Importer" et ensuite "un fichier CSV ou Tabulation..."

2- Sélectionnez le fichier "ZoloPages Data.csv" que vous avez créé.

3- Choisir en option Tabulation et non CSV comme séparateur.

4- Décochez le premier choix validé par défaut, nommé "Vérifier et supprimer les caractères double quotte inutiles".

5- Cochez le choix "La première ligne du fichier est un entête"

5- Passez à l'étape suivante de l'assistant de Contact Manager. A la seconde étape un tableau affiche le résultat de la reconnaissance du fichier ZoloPages.

Il vous appartient ensuite de lire la documentation de Contact Manager pour poursuivre l'importation. ZoloPages ajoute des numéros pour chaque adresse, Contact Manager ne les supprimes pas, car ces informations non pas de reconnaissance particulière et sont d'ailleurs inutiles. Il est peut être possible de les supprimer à partir de ZoloPages, mais je n'ai rien pour cela.

Importer des adresses à partir de MS-Excel dans Cont@ct Manager

Pour importer via un fichier Excel, vous devez d'abord, à partir d'Excel, effectuer un enregistrement sous un format dit "pivot", c'est-à-dire un format avec comme extension .csv (Comma Separated value) ou .tsv (Tabulation Separated Value). Il s'agit d'un format ASCII avec une organisation en colonnes.

Une fois que vous aurez effectué cette opération, vous pouvez passer à Contact Manager. Via la menu "Fichier->Importer->un fichier au format CSV ou Tabulation..." vous accédez à un assistant.

1. A la première étape vous indiquez le fichier source et le format (CSV ou TSV).
2. A la seconde étape, vous consultez directement le contenu de votre fichier sous forme de colonnes. Si cette étape ne fonctionne pas, c'est que C@M n'a pas réussi à reconnaitre les colonnes de votre fichier source.
3. La troisième étape consiste à associer les colonnes de votre fichier source aux champs d'information de C@M. Vous avez la possibilité d'enregistrer dans un fichier cette association pour une réutilisation (lecture du fichier d'association sur cette étape). Ce qui peut-être pratique, en cas d'importations ou d'essais multiples. Pour réaliser une association, vous devez cliquez sur un champ de la liste de gauche et sur un champ de la liste de droite, puis chiquez sur la flèche jaune "simple". La flèche doublée correspond à une association automatique dans l'ordre du premier champ du début de la liste au dernier champ (1 pour 1).
4. La dernière étape, montre le résultat de vos données importées sous forme de colonnes. Si cela ne vous convient pas, vous pouvez revenir à l'étape précédente et modifier vos associations. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes à importer ou la totalité. Sur cette étape si la relation entre vos données importées et les champs C@M vous conviennent, vous pouvez lancer l'importation définitive.

Ne pas hésiter à chaque étape à effectuer des essais. Seule la dernière étape valide définitivement l'importation. En cas de doute sur les données importées dans votre carnet C@M principal (doublon par exemple ou confiance dans l'importation), vous pouvez effectuer des tests dans un nouveau carnet C@M et ensuite réaliser des importations entre carnets C@M. C'est une manière aussi de s'assurer que l'organisation de l'importation correspond à vos souhaits.

La fonctionnalité d'import de fichiers CSV ou TSV est disponible sur toutes les éditions Cont@ct Manager, c'est-à-dire Freeware et Shareware.

Bonne utilisation.