Migration de l'environnement Contact Manager vers un autre poste

Pour transférer, ou migrer, votre licence et votre environnement d’un ordinateur Windows à un autre, il vous suffit de :

• désinstaller le logiciel de votre ancien poste. 
• copier le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ de votre ancien poste, dans le répertoire \Mes documents\ de votre nouveau poste.
• ensuite installer le logiciel sur votre nouveau poste.

 Vous retrouverez l’utilisation du logiciel sans avoir à saisir de nouveau votre licence. Si vous souhaitez ressaisir la licence ou que vous rencontrez un souci de prise en compte de votre licence, procédez ainsi :

• assurez-vous que la logiciel est bien arrêté ainsi que le programme Contact Tray (voir en base à droite la liste des icônes Windows affichées ou masquées).
• depuis le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ supprimez le fichier ContactM.lic
• lancez l'exécution du programme. Une invitation pour ouvrir la fenêtre de demande saisie de votre licence doit apparaitre.
• Entrez les 3 champs de votre licence ou ouvrez le fichier Licence.txt pour compléter automatiquement les champs, afin d'éviter les erreurs de saisie, puis validez.

Transfert de carnet d'adresses entre ordinateurs avec Contact Manager

Contact Manager enregistre les données dans un fichier. Il est donc possible de copier ce fichier vers un autre ordinateur, afin de l'utiliser pour consulter et travailler sur les adresses de ce fichier.

Tout d'abord et quelle que soit le niveau d'édition, il n'y a pas de limitation sur la création de carnets (fichier). Plusieurs carnets peuvent donc être créés sur un même ordinateur : un fichier par carnet.

Pour l'opération de transfert, il y a en faite deux fichiers à copier. Le premier avec l'extension fichier .CTM, contient l'ensemble des données sur les contacts. Le second avec l'extension .IDX, contient un index. Ce dernier est moins important pour le transfert, mais s'il n'est pas présent à l'ouverture du premier fichier, le fichier d'index est régénéré par le logiciel, donc autant le transférer.

Première préoccupation : connaitre l'emplacement et le nom du fichier à transférer.

Par défaut, les fichiers des carnets d'adresses sont créés dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\. Mais le plus simple pour s'en assurer est de consulter la fenêtre d'information accessible depuis le menu "Fenêtre" puis l'item "Information..." de l'interface principale de Contact Manager.

En plus du chemin complet et du nom des fichiers .CTM et .IDX, la fenêtre d'information affiche la taille des fichiers sur le disque dur, le nombre de contact, de catégorie et le % d'occupation du fichier.
Le fichier Code Postal correspond à l'enregistrement des codes postaux connus. Il permet de faciliter la saisie d'une adresse. Ce fichier peut aussi être copié.

Après avoir quitté le logiciel Contact Manager, il suffit de parcourir le disque dur pour se positionner dans le répertoire indiqué et de copier les fichiers sur une clef USB (par exemple), pour ensuite copier ces mêmes fichiers sur le nouvel environnement Windows, de préférence dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\. Attention à ne pas écraser un carnet avec le même nom de fichier.

Cette méthode de connaitre le nom des fichiers, de parcourir le disque dur et d'effectuer une copie vers une clef USB, peut sembler complexe.

Il existe une autre méthode plus directe. Depuis le menu "Fichier", il suffit de sélectionner l'item "Copie de sauvegarde dans...". Une fenêtre de dialogue vous propose de désigner un répertoire (dossier Windows) ou sera réalisé une copie du carnet d'adresses. La validation d'une clef USB permet d'obtenir une copie des fichiers .CTM et .IDX directement dans le répertoire désigné.

Importer des adresses à partir de MS-Excel dans Cont@ct Manager

Pour importer via un fichier Excel, vous devez d'abord, à partir d'Excel, effectuer un enregistrement sous un format dit "pivot", c'est-à-dire un format avec comme extension .csv (Comma Separated value) ou .tsv (Tabulation Separated Value). Il s'agit d'un format ASCII avec une organisation en colonnes.

Une fois que vous aurez effectué cette opération, vous pouvez passer à Contact Manager. Via la menu "Fichier->Importer->un fichier au format CSV ou Tabulation..." vous accédez à un assistant.

1. A la première étape vous indiquez le fichier source et le format (CSV ou TSV).
2. A la seconde étape, vous consultez directement le contenu de votre fichier sous forme de colonnes. Si cette étape ne fonctionne pas, c'est que C@M n'a pas réussi à reconnaitre les colonnes de votre fichier source.
3. La troisième étape consiste à associer les colonnes de votre fichier source aux champs d'information de C@M. Vous avez la possibilité d'enregistrer dans un fichier cette association pour une réutilisation (lecture du fichier d'association sur cette étape). Ce qui peut-être pratique, en cas d'importations ou d'essais multiples. Pour réaliser une association, vous devez cliquez sur un champ de la liste de gauche et sur un champ de la liste de droite, puis chiquez sur la flèche jaune "simple". La flèche doublée correspond à une association automatique dans l'ordre du premier champ du début de la liste au dernier champ (1 pour 1).
4. La dernière étape, montre le résultat de vos données importées sous forme de colonnes. Si cela ne vous convient pas, vous pouvez revenir à l'étape précédente et modifier vos associations. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes à importer ou la totalité. Sur cette étape si la relation entre vos données importées et les champs C@M vous conviennent, vous pouvez lancer l'importation définitive.

Ne pas hésiter à chaque étape à effectuer des essais. Seule la dernière étape valide définitivement l'importation. En cas de doute sur les données importées dans votre carnet C@M principal (doublon par exemple ou confiance dans l'importation), vous pouvez effectuer des tests dans un nouveau carnet C@M et ensuite réaliser des importations entre carnets C@M. C'est une manière aussi de s'assurer que l'organisation de l'importation correspond à vos souhaits.

La fonctionnalité d'import de fichiers CSV ou TSV est disponible sur toutes les éditions Cont@ct Manager, c'est-à-dire Freeware et Shareware.

Bonne utilisation.