mardi, novembre 30, 2010

Transfert de carnet d'adresses entre ordinateurs avec Contact Manager

Contact Manager enregistre les données dans un fichier. Il est donc possible de copier ce fichier vers un autre ordinateur, afin de l'utiliser pour consulter et travailler sur les adresses de ce fichier.

Tout d'abord et quelle que soit le niveau d'édition, il n'y a pas de limitation sur la création de carnets (fichier). Plusieurs carnets peuvent donc être créés sur un même ordinateur : un fichier par carnet.

Pour l'opération de transfert, il y a en faite deux fichiers à copier. Le premier avec l'extension fichier .CTM, contient l'ensemble des données sur les contacts. Le second avec l'extension .IDX, contient un index. Ce dernier est moins important pour le transfert, mais s'il n'est pas présent à l'ouverture du premier fichier, le fichier d'index est régénéré par le logiciel, donc autant le transférer.

Première préoccupation : connaitre l'emplacement et le nom du fichier à transférer.

Par défaut, les fichiers des carnets d'adresses sont créés dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\. Mais le plus simple pour s'en assurer est de consulter la fenêtre d'information accessible depuis le menu "Fenêtre" puis l'item "Information..." de l'interface principale de Contact Manager.

En plus du chemin complet et du nom des fichiers .CTM et .IDX, la fenêtre d'information affiche la taille des fichiers sur le disque dur, le nombre de contact, de catégorie et le % d'occupation du fichier.
Le fichier Code Postal correspond à l'enregistrement des codes postaux connus. Il permet de faciliter la saisie d'une adresse. Ce fichier peut aussi être copié.

Après avoir quitté le logiciel Contact Manager, il suffit de parcourir le disque dur pour se positionner dans le répertoire indiqué et de copier les fichiers sur une clef USB (par exemple), pour ensuite copier ces mêmes fichiers sur le nouvel environnement Windows, de préférence dans le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\. Attention à ne pas écraser un carnet avec le même nom de fichier.

Cette méthode de connaitre le nom des fichiers, de parcourir le disque dur et d'effectuer une copie vers une clef USB, peut sembler complexe.

Il existe une autre méthode plus directe. Depuis le menu "Fichier", il suffit de sélectionner l'item "Copie de sauvegarde dans...". Une fenêtre de dialogue vous propose de désigner un répertoire (dossier Windows) ou sera réalisé une copie du carnet d'adresses. La validation d'une clef USB permet d'obtenir une copie des fichiers .CTM et .IDX directement dans le répertoire désigné.