Liste triée des adresses

La fenêtre principale propose l'affichage des adresses à partir d'un tableau (ou liste) de quatre colonnes au maximum. Il est parfois utile d'étendre cet affichage et d'en trier le contenu, à partir de la date de création par exemple.

Pour réaliser un tel affichage et un tel trie, il suffit d'ouvrir la fenêtre dite de "Liste des Adresses". Cette fenêtre s'active rapidement avec le raccourci clavier Ctrl+T, mais aussi à partir du menu "Adresse" suivi d'un accès du sous menu "Listes des Adresses", ou à partir d l’icône "Liste des adresses" accessible juste au-dessus de du choix de la catégorie à afficher (Liste des Catégories). Ce bouton possède d'ailleurs d'autres choix, comme l'affichage des adresses avec une date anniversaire ou un nom de société.

Cet affichage est par défaut sur la catégorie courante, mais il est possible depuis un des boutons de la fenêtre "Liste des Adresses" d'intégrer le contenu des toutes les catégories du carnet d'adresses.

Une fois la fenêtre "Liste des Adresses" affichée, il suffit de cliquer une fois ou deux sur un entête du tableau pour réaliser un tri croissant ou décroissant. Le contenu du tableau peut-être exporté dans différents formats, ou uniquement les adresse cochées. Cette fenêtre est aussi un moyen de cibler certains contacts pour envoyer une email.

Mode Cloud : partager et/ou accèder à un carnet de Contact Manager via Internet

Le mode "Cloud" est à la mode ! Mais plus sérieusement, il peut-être utile d'avoir son carnet d'adresses Cont@ct Manager accessible depuis différents postes Windows, sans avoir à effectuer un transfert particulier ou à créer un lecteur réseau (partage CIFS) depuis un ordinateur. Sans compter que le partage CIFS est réellement utilisable, uniquement au sein d'un même réseau LAN, c'est-à-dire au sein d'une même entreprise ou un domicile.

La solution est d'utiliser des services de stockage disponibles sur Internet. Il s'agit alors d'employer un stockage Cloud partagé et non un disque dur ou une clef USB classique. Sans faire une publicité particulière à tel ou tel service Web, je propose tout de même d'utiliser le service DropBox.com.

Il faut au préalable se rendre sur le site Dropbox et télécharger l'application (gratuite pour 2Go), mise à disposition depuis la page principale de ce site. A noter que ce test ne concerne que les postes Windows. Dropbox est disponible aussi sur les portables, comme iPhone/iPod et autres Androïd. Mais Contact Manager n'étant pas disponible sur ces appareils, il n'est pas possible d'évaluer cette partie.

Donc, depuis tous les postes Windows ou est installé une édition Shareware et/ou Freeware de Contact Manager, il faut installer l'application Dropbox. Il est nécessaire aussi de créer un compte Dropbox qui sera le même sur tous les postes Windows, afin de se connecter automatiquement à Dropbox. Il convient aussi que l'utilisation d'un tel service implique une connexion Internet.


Je prends donc un exemple personnel, j'ai un ordinateur fixe sous Windows XP et un ordinateur portable sous Windows Seven, avec chacun une installation de Contact Manager. Je souhaite accéder à la même base de contacts, sans être obligé de faire ma copie de poste à poste via ma clef USB.

Sauver Sous un répertoire dans le dossier local Dropbox

Une fois le compte Dropbox créé, le service se connecte automatiquement à l'ouverture de ma session Windows. Depuis Windows Seven de mon ordinateur portable, j'ai un accès à une arborescence Dropbox depuis la vue Favoris de l'explorateur Windows :

1. Je créé un répertoire Contact Manager dans le dossier Dropbox.
2. Je lance Contact Manager et ouvre ma base habituelle de contacts.
3. Depuis le menu principal Fichier, je choisi l'item "Sauver Sous...", pour aller dans le dossier Contact Manager depuis le dossier Dropbox et valider pour y enregistrer mon carnet.
4. A cet instant, le carnet en cours d'utilisation est directement enregistré dans le stockage Cloud de Dropbox.
5. A chaque nouvelle ouverture de Contact Manager, le carnet dans Dropbox sera celui ouvert par défaut.

Depuis l'autre poste de travail sous Windows XP, c'est-à-dire l'ordinateur fixe, il s'agit uniquement d'ouvrir le carnet :

1. Je lance Contact Manager. Si un carnet est ouvert automatiquement, je le ferme depuis le menu Fichier puis l'item "Fermer".
2. J'ouvre le carnet enregistré dans Dropbox, via le menu Fichier de Contact Manager et l'item "Ouvrir..."
3. Je sélectionne le carnet en me rendant dans le répertoire Contact Manager du dossier Dropbox.
4. Le carnet est ouvert et tous les enregistrements effectués seront disponibles aussi depuis l'ordinateur portable.

Il est important de noter que vous pouvez aussi choisir un répertoire dans Dropbox comme désignation des sauvegardes automatiques ou répertoire par défaut pour vos données. Ces désignations sont à réalisées depuis l'écran de choix des Options (ou Préférences) de Contact Manager.

L'exercice est élégante et fort pratique, mais elle a une limite forte :

• En effet, il est obligatoire d'avoir une connexion Internet, pour que Dropbox assure la synchronisation à chaque nouvel accès depuis un des postes. Dans le cas contraire, le risque est d'utiliser une base non synchronisée, donc potentiellement non à jour.

Il est donc obligatoire :

• De supprimer la sélection "Activer la synchronisation en réseau  local" depuis la fenêtre "Préférences" de Dropbox, accessible depuis la petite icône dans la barre de tâches de Windows (normalement en bas à droite, si votre barre Windows est positionnée en bas !). Ainsi, Dropbox est dans l'obligation d’accéder à Internet pour mettre à jour les données.

Coté performance, à partir du moment ou la synchronisation Dropbox est réalisée, l'accès aux données par Contact Manager ne change pas. Cette méthode d'enregistrement sur un stockage Cloud fonctionnerait certainement avec d'autres services similaires disponibles sur le Web.

Migration de l'environnement Contact Manager vers un autre poste

Pour transférer, ou migrer, votre licence et votre environnement d’un ordinateur Windows à un autre, il vous suffit de :

• désinstaller le logiciel de votre ancien poste. 
• copier le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ de votre ancien poste, dans le répertoire \Mes documents\ de votre nouveau poste.
• ensuite installer le logiciel sur votre nouveau poste.

 Vous retrouverez l’utilisation du logiciel sans avoir à saisir de nouveau votre licence. Si vous souhaitez ressaisir la licence ou que vous rencontrez un souci de prise en compte de votre licence, procédez ainsi :

• assurez-vous que la logiciel est bien arrêté ainsi que le programme Contact Tray (voir en base à droite la liste des icônes Windows affichées ou masquées).
• depuis le répertoire \Mes Documents\Cont@ct Manager\ supprimez le fichier ContactM.lic
• lancez l'exécution du programme. Une invitation pour ouvrir la fenêtre de demande saisie de votre licence doit apparaitre.
• Entrez les 3 champs de votre licence ou ouvrez le fichier Licence.txt pour compléter automatiquement les champs, afin d'éviter les erreurs de saisie, puis validez.

Changer des Labels dans l'interface de Contact Manager

Cette vidéo est la suite sur celle de l'initialisation d'une base de messages personnalisée. Ici, il s'agit de modifier la base de messages une fois associée au programme Contact Manager.

La vidéo est disponible sur YouTube, mais surtout à partir de la page principale des programmes Message Editor et Contact Manager.